A întârziat ieri două minute la sesiunea noastră de coaching. Nu vă imaginați că sunt atât de rigidă dar obișnuiesc să mă uit cu atenție la felul în care se arată cei cu care lucrez, cu ce energie și stare de spirit vin. ”Sunt cam agitată” îmi spune, ” am și tamponat mașina dimineață, am alergat să nu întârzii iar acum vin direct dintr-o altă întâlnire și am nevoie să-mi trag sufletul înainte de a începe.”

”Am nevoie să-mi trag sufletul...” Ai simțit să spui asta în ultima vreme? De când se întâmpla acest lucru și cum îi faci față? Mi-am propus să scriu despre capacitatea noastră de a ține ritmul și de a face alegeri sănătoase pentru că este ceva cu care mă confrunt chiar eu deși mi-am dezvoltat în timp abilități puternice de planificare și prioritizare și sunt bună prietenă cu calendarul meu. Dar, este o perioadă în care sentimentul acesta de copleșire apare mult prea des în conversațiile de coaching și nu numai, ci și în conversațiile cu prietenii și cunoștințele mele.

Menționam în ediția trecută acestui newsletter că trăim în epoca BANI în bun amestec cu epoca VUCA. Doar pentru reamintire BANI înseamnă Brittle - fragil, casant, Anxious, Non-linear, Incomprehensible - de neînțeles.

Ce ne-ar ajuta să facem față mai bine?

Una dintre cărțile pe care le apreciez în zona de învățare despre cum să ne drămuim energia este cartea lui Simon Alexander Ong - Energize. Ong subliniază că energia este combustibilul care face posibilă realizarea tuturor lucrurilor în viață. El explorează modul în care energia fizică, mentală și relațională influențează capacitatea noastră de a gândi creativ și de a progresa către obiectivele propuse. Prin intermediul unor strategii practice, autorul învață cititorii cum să își reînnoiască, reîncarce și protejeze energia, astfel încât să se simtă revigorați și plini de viață, în loc să fie epuizați la sfârșitul zilei.

Ong ne propune patru perspective esențiale în capacitatea noastră de a ne drămui și folosi eficient energia:

1. Trezește-ți puterea: Investește în sănătate, elevarea conștiinței și focalizarea pe ceea ce contează cel mai mult.
2. Reprogramează-ți starea energetică: Eliberează de blocajele energetice, transformă obstacole în surse de energie.
3. Protejează-ți energia personală: Gestionează energia în locul timpului.
4. Supercharge Your Impact: Menține creativitatea, trăiește o viață cu sens și recunoaște importanței energiei în tot ceea ce facem.

Am rezonat cu ceea ce a asamblat Simon Alexander Ong în această carte și, pe măsură ce am fost martora reflecțiilor clienților mei de coaching am deprins la rândul meu câteva bune practici pe care le împărtășesc.

Din propriile observații

În bucățele mici dar nu ca o listă

Tehnica numită în managementul complexității ”Chuncking”, adică mărunțirea unui lucru complex și potențial copleșitor în bucățele mai mici dă întotdeauna rezultate. Practic frecvent acest lucru uitându-mă la proiectul sau la perioada pe care o simt ca fiind copleșitoare nu atât ca la o lungă listă ”to do” cât la un sistem în care ”dacă o fac pe asta atunci cealaltă este pe jumătate rezolvată!” și în care fiecare componentă are o influență. În funcție de aceste influențe criteriile care fac acea sarcină importantă devin mai vizibile.

Prioritizarea este învățată și celebra matrice a lui Eisenhower are mult sens doar că, dacă gradul de urgență este ceva mai ușor de determinat în funcție de cât durează să facem ceva sau dacă putem delega pentru a se întâmpla în paralele cu ce avem deja în derulare, gradul de importanță cere întotdeauna o discuție mai elaborată. Criteriile de importanță derivă de multe ori din legătura cu diferiți stakeholderi adică de la cine vine cerința, de importanța strategică sau mai degrabă tactică sau operațională, de riscul atașat sau de nivelul de motivare și de angajament care ar putea fi implicat în realizarea acestei sarcini sau proiect. În sesiunile de coaching discuția despre ”ce face important sau ce dă importanță acestui lucru?” este una clarificatoare și necesită o reflecție adecvată.

Limite sănătoase

Sunt atât de multe motive pentru care ajungem supra încărcați pentru că dorim să ajutăm sau să sprijinim pe cei din jur depășindu-ne posibilitățile fizice sau mentale și uneori chiar emoționale da duce lucrurile la bun sfârșit.

Evaluarea realistă a ceea ce putem fără automulțumire sau coborârea stachetei sub un nivel de performanță care să ne asigure succesul este una dintre cele mai valoroase aptitudini ale acestei perioade. Pornim de la convingerea că punând frontiere sănătoase vom fi priviți cu lipsă de apreciere pentru că, probabil, nu dorim să facem destul fie devenim necompetitivi și nerelevanți profesional sau am putea pierde ceva ce pentru noi important: imagine, poziție, reputație, diverse beneficii condiționate de ceea ce avem de făcut. Vedem un risc. Și atunci preluăm mai mult decât este posibil cu riscul de a nu finaliza sau de a nu livra la maxim de calitate.

Ca și discuția despre valori sau despre importanța unor criterii, discuția despre mize sau riscuri este foarte valoroasă pentru a învăța să ne întindem cat ne este plapuma. Cât timp vedem un risc personal sau avem o miză extrem de importantă, capacitatea noastră de a stabili frontiere și un ritm de lucru care să ne asigure performanță pe termen lung și să ne ferească de burnout este afectată major.

Productivitatea și scurtele pauze

Întrebare importantă este cât de bine te cunoști? Eu, de exemplu, știu că sunt foarte productivă dimineață, între 8.00 - 14.00 și că, dacă am ceva important de făcut pentru care am nevoie de claritate mentală, sau dacă activitatea mea presupune stat multe ore în picioare și eventual vorbit unor grupuri de oameni, încerc să-mi planific lucrurile în acest interval și să mă pregătesc fizic pentru a fi în formă. Beau multă apă, mă străduiesc să dorm mai mult cu o seară înainte, evit să prelungesc foarte mult ziua de dinainte sau, dacă trebuie să călătoresc cu o zi înainte prefer să plec dimineață și eventual să lucrez remote, de la destinație în după-amiaza zilei respective. Evident că nu se poate întotdeauna și, uneori lucrăm la limita noastră fizică, însă sfaturile legate de o pauză de câteva minute la fiecare oră și jumătate s-au dovedit a fi extrem de utile, mai ales după pandemie când am lucrat foarte mult online și, tentația de a nu te ridica de pe scaun ore multe în șir este foarte mare.

Recadrează situația

O tehnică pe care am găsit-o ca fiind foarte utilă este provocarea legată de impact pe diferite orizonturi de timp. Foarte mulți dintre liderii cu care am lucrat în sesiuni de coaching, leaderi care se confruntau cu această supraîncărcare dată mai ales de perioade de transformare și reorganizare în companie, aveau o sprânceană ridicată în momentul în care erau întrebați: ”Ce impact va avea...mâine aceste ceva ce trebuie făcut neapărat seara târziu indiferent de cost, sau făcut acum în timp ce abandonezi ce aveai în derulare...?”, ”Dar peste un an? Dar peste 5 ani?” ”care este cel mai bun lucru care s-ar întâmppla?”, ”Care este cel mai rău lucru care s-ar întâmpla?”

Mentalitatea de Plan B

Prea multe scenarii crează confuzie, prea puține scenarii dau sentimentul că nu există cale de ieșire. Eu cred în planul B. Mentalitatea de plan B cere o analiză conștientă altceva ce este rezonabil să se întâmple dacă planul A nu funcționează sută la sută. În orice zi atunci când ne propunem să finalizăm anumite lucruri și suntem confruntați cu multe întreruperi sau reprioritizări, mentalitatea de plan B este foarte sănătoasă pentru că ne crează sentimentul că suntem întotdeauna pregătiți și știm exact ce nivel de compromis suntem dispuși să acceptăm sau care este intervalul de calitate care poate mai degrabă debloca o situație decât să ne țină captivi în frustrarea dată de faptul că nu reușim sa ducem la bun sfârșit mai nimic.

Rezerva de timp

Pare o utopie să avem rezerve de timp în calendar. Și totuși este o practică foarte sănătoasa ca în fiecare zi într-un interval în care știi că ești productiv și în care șansele de a fi întrerupt sunt cele mai mici rezervarea între 30 și 60 de minute pentru gândire nu poate fi o strategie perdantă niciodată ci, dimpotrivă, una câștigătoare. eu am acest interval dimineață între 8.00-9.00, chiar și în zilele în care sunt nevoită să călătoresc pentru că folosesc timpul din mașină pentru am pune ordine în gânduri priorități și a-mi face planul B.

Fereastra de luare a celor mai bune decizii

O noapte cu un somn bun poate face mare diferență. Eu una evit să iau decizii majore seara. Sunt mai obosită și încărcată de peste zi și am tendința să fiu mai criticăm și să nu văd toate alternativele. Realizezi că am o temă importantă și realizez lipsa de confort în a mișca lucrurile mai departe la finalul unei zile. Gândul rămâne acolo și, mi s-a întâmplat într-o proporție covârșitoare, ca doua zi dimineață să văd soluția pe care nu fusesem capabilă cu o seară înainte s-o definesc. Acest tip de amânare controlată și asumată este o tehnică de auto reglare emoțională. Când iei o decizie odihnit fiind, te simți mult mai în putere, în control și mult mai motivat să o duci la bun sfârșit.

Ce stă în puterea ta?

Stephen Covey cu înțelepciunea sa ne-a învățat să încercăm să controlăm ce stă în puterea noastră și să influențăm ce este în cercul nostru de influență. Restul fiind risipă de energie. A te uita la lucruri sistemic și a înțelege întotdeauna cine altcineva mai este implicat, cine este afectat de ce aterizează în farfuria ta și te ocupă până la copleșire, în ce fel te poate sprijini să influențezi lucrurile și să renegociezi termene sau standarde, este o capacitate obligatorie azi. În managementul tradițional i se spune ”stakeholders management”, în ziua de astăzi poate găsim mai potrivit ”sense making”. Îi putem spune simplu orientare în teren.

Concluzia este că energia noastră și timpul pe care îl putem investi sunt cele mai valoroase active.

Mentalitatea colaborativă este cea care ajută la stabilirea frontierelor sănătoase și la claritatea deciziilor. Eficiența înseamnă să faci mai mult; managementul energiei înseamnă să-ți susțini capacitatea de a gândi, simți și acționa eficient. Într-o lume BANI, e mai important să acordăm prioritate adaptabilității, rezistenței emoționale și conștiinței de sine în detrimentul hack-urilor rigide de productivitate. Pentru oricine conduce oameni, apropos de urgent versus important, impactul este ceea ce contează. Impactul vine din gândirea pe termen lung – este vorba despre moștenire, nu doar despre succes.

Întrebări cu care poți descoperi ce te ajută?

1. Ora din zi

În ce moment al zilei te simți cel mai concentrat și plin de energie? Ți se pare mai ușor să finalizezi munca profundă dimineața, după-amiaza sau seara? Când ai tendința de a experimenta scăderi de energie?

2. Mediu

Unde lucrezi cel mai bine? (de exemplu, acasă, birou, cafenea, shared space).Ai nevoie de un spațiu liniștit sau preferi un zgomot de fundal, de exemplu muzică? Cum îți afectează productivitatea configurația spațiului de lucru?

3. Tipuri de sarcini

Pe ce fel de muncă ți se pare cel mai ușor să te concentrezi? (de exemplu, creativ, analitic, administrativ). Ești mai productiv atunci când lucrezi la sarcini singur sau în proiecte colaborative? Ce tipuri de sarcini îți consumă cel mai mult energia?

4. Modele de lucru și pauze

Cât timp poți rămâne concentrat înainte de a avea nevoie de o pauză? Lucrezi mai bine cu pauze structurate (de exemplu, tehnica Pomodoro) sau sesiuni de lucru mai lungi? Ce fel de pauze (de exemplu, activitate fizică, socializare, relaxare) te ajută să te reîncarci cel mai bine?

5. Motivație și mentalitate

Ce factori te ajută să te simți cel mai motivat să lucrezi? (de exemplu, termene limită, recompense, interes personal) Cum îți afectează starea de spirit productivitatea? Lucrezi mai bine sub presiune sau cu un program relaxat?

6. Influențe

Cum te afectează întâlnirile, notificările și întreruperile fluxul de lucru? Ai performanțe mai bune atunci când lucrezi singur sau cu alții? Cum te afectează productivitatea factorii de stil de viață, cum ar fi somnul, exercițiile fizice și dieta?

Resurse:

• Energize, Simon Alexander Ong https://www.goodreads.com/book/show/57951376-energize

Articol publicat in Newsletter LinkedIn