Pandemia a transformat fundamental organizațiile noastre, felul în care colaborăm sau comunicăm: 10 provocări în pandemie pentru lideri.
Care sunt provocările în pandemie pentru lideri? Pandemia a transformat fundamental organizațiile noastre, felul în care colaborăm, comunicăm, felul în care ne facem planuri de viitor sau ne gândim obiectivele pentru anul 2021.
Manualele de management și leadership nu au apucat să sintetizeze un rețetar de abordare a acestei crize, așa că nu ne rămâne decât să observăm cu atenție ce se întâmplă în firmele noastre, ce se întâmplă în alte companii cu care suntem în legătură, să reflectăm la toate aceste experiențe, să ascultăm ce ne spun oamenii, să citim cât mai multe articole legate de bunul mers al afacerilor în alte piețe sau în alte domenii, pentru a putea învăța din mers.
Se va scrie probabil și manualul de criză pentru pandemii, așa cum s-au creat alte modele de transformare organizațională, din crizele trecute. Deocamdată, trebuie să ne mulțumim cu ce reușim să sintetizăm și să observăm și să rămânem deschiși la soluții la care poate nu ne gândeam acum câteva luni de zile.
Când spun asta, mă gândesc în primul rând la atitudinea față de lucrul de acasă al multor manageri, antreprenori și lideri. Chiar și acum, când numărul cazurilor Covid crește accelerat, sunt încă companii care, deși ar putea organiza cu lejeritate lucrul de acasă, continuă să solicite oamenilor să vină zi de zi la birou, dintr-o dorință de control care va deveni curând anacronică și va putea face diferența între companiile care vor supraviețui și cele care vor dispărea, rămânând ancorate într-un secol care s-a încheiat deja.
Dacă ar fi să facem o listă de teme principale cu care se confruntă cei care conduc echipe și afaceri la această oră, aș porni de la oameni. În primele săptămâni de la intrarea în starea de urgență, cuvintele cheie pe care le auzeam în orice fel de mediu erau ”continuitatea afacerii”. Însă, în afară de bani, de resurse sau de relația cu clienții, continuitatea afacerii este, în primul și în primul rând, despre oameni. Așa că, voi trece rapid peste provocările care au cerut să reacționăm și las spre final provocările care ne cer să fim proactivi.
Provocarea 1 pentru lideri: Managementul banilor
A fost prima responsabilitate și probabil și prima bătaie de cap serioasă în momentul în care a devenit clar că multe afaceri se opresc, își reduc considerabil volumul de lucru sau trebuie să transforme peste noapte procesele, facilitând lucrul de acasă. Sunt și afaceri care au crescut în această pandemie, însă chiar și așa, creșterea cere o atenție deosebită în privința banilor. Pentru că ai nevoie rapid de resurse pe care nu le-ai planificat. Ce am găsit eu foarte util în legătură cu banii a fost să am o discuție foarte deschisă cu echipa și să le prezint lucrurile exact așa cum sunt, pe ce ne bazăm și ce am avea de făcut. Ca și într-o casă, nu poți să te restrângi la cheltuieli esențiale și să redirecționezi rapid fonduri către cheltuieli neprevăzute, fără a avea susținerea celor cu care lucrezi și înțelegerea necesității. Spun asta pentru că, dacă nu există transparență în privința măsurilor financiare, nu facem decât să adăugăm un element sau sursă de frustrare în plus față de toate temerile, oboseala și greutățile acestei perioade.
Când reduci costuri, cam toată lumea se așteaptă să urmeze și o restructurare. De aceea, măsurile pe care le gândești merită a fi explicate în detaliu pentru a îndepărta temerile în legătură cu pierderea locurilor de muncă. Să nu uităm că, piața forței de muncă nu a fost generoasă cu noi în ultimii ani. Ca acum să-ți pui imediat problema restructurării în legătură cu oamenii pe care îi ai, care te cunosc, îți înțeleg afacerea și valorile ei este o măsură cam pripită. Majoritatea largă a companiilor și-au asumat că anul acesta nu își vor îndeplini obiectivele stabilite anul trecut și, au așteptat, au urmărit evoluția lucrurilor, au pregătit diverse scenarii și gândesc un mod diferit de bugetare abia începând cu anul viitor.
Provocarea 2: Sănătatea și siguranța angajaților
Temerea pare evidentă mai ales că, după relaxarea măsurilor și ieșirea din starea de urgență, indiferent de ce măsuri de protecție Covid asiguri și respecți la firmă, oamenii se pot contamina în transportul în comun sau în timpul lor liber. Organizarea, pentru cei care au continuat să vină la locul de muncă, a fost un coșmar pentru multe companii pentru că, reorganizarea proceselor ținând cont de aceste restricții esențiale de distanțare și având ca obiectiv protecția tuturor în firmă, nu e un lucru ușor de făcut.
De aceea, lucrul de acasă a fost o soluție mult mai la îndemână și mult mai sigură și reconfortantă atât pentru angajați, cât și pentru cei care conduc companiile, chiar dacă a implicat un proces de schimbare profundă, nu numai a obiceiurilor de lucru dar și a mentalității și a culturii organizaționale.
Provocarea 3 pentru lideri: Dependența de clienți
Evident că orice companie depinde de clienții săi. Lanțul de creare de valoare și felul în care am reușit, în timp, să stabilim relații cu adevărat de parteneriat și de încredere, au ieșit la suprafață în această pandemie, ca uleiul deasupra apei.
Parteneriatul și sprijinul real, acolo unde au exsistat, au contat cu adevărat și au făcut diferența pentru a reuși să asigurăm acea continuitate a afacerii și chiar să o salvăm.
Dacă ne uităm în zona micilor antreprenori, a restaurantelor și a turismului local vedem cât de mult contează solidaritatea și sprijinul pe care comunitatea îl dă acestora.
Pentru noi, în calitate de companie, s-a dovedit esențial în aceste șase luni în care volumul nostru de lucru a scăzut considerabil să ne putem baza pe câțiva clienți care au înțeles provocările noastre și care au ales să continue cu noi într-o formulă nouă care a fost adaptată nevoilor lor. Ce-a contat cel mai mult a fost dorința lor de a continua și de a găsi o soluție.
Este mai important ca niciodată să înțelegem cu adevărat ce înseamnă parteneriatul cu clientul și să-l prețuim la adevărata sa valoare. Limbajul, folosit de multe ori ca un limbaj de lemn în legătură cu excelența în servicii, satisfacția clientului sau loializarea clientului trebuie să poată fi transformat în realitate. Ce se poate face este ca liderii să stea cu adevărat alături de angajații care sunt în prima linie. Într-o perioadă în care probabil toată lumea este tensionată din cazua implicațiilor Covid, presiunea în a avea relații bune și a ne păstra baza loială de clienți crește considerabil.
Provocarea 4: Lucrul de acasă și păstrarea unui echilibru
Am auzit, de curând, de la unul dintre participanții la workshopurile pe care le țin că nu mai știe dacă ”lucrează unde doarme sau doarme unde lucrează!”. Iar asta este valabil pentru majoritatea celor care și-au mutat biroul în sufragerie, în bucătărie sau pe unde au apucat să împartă casa cu copiii care merg la școala online sau cu partenerii de viață.
Dacă înainte, după ce puneam un mic dejun pe masă ne regăseam cu toții acasă seara și, de exemplu, masa de prânz era rezolvată altfel, lucrând de acasă, întreaga structură a zilei de muncă a trebuit modificată. Pornim de multe ori să lucrăm mult mai devreme decât ora 9:00 și încetăm să lucrăm mult mai târziu, după 17:00. Extinderea timpului de lucru este naturală dacă în timpul zilei avem diverse întreruperi date de organizarea mesei de prânz sau de ritmul pe care îl au copiii noștri cu școala și la care trebuie să asistăm printre ședințe sau alte întâlniri virtuale de la serviciu.
Din perspectiva leadershipului, acest aspect generează două tipuri de provocări. Una este legată de sentimentul pe care îl are liderul că nu mai stăpânește lucrurile și că nu mai are acces la oameni care lucrează la fel de ușor ca înainte. Iar cea de-a doua provocare este de a găsi o nouă disciplină de colaborare în echipă și cu alte echipe, în așa fel încât viața celor cu care lucrează să nu fie complet dată peste cap, să nu se instaleze oboseala cronică și oamenii să nu-și piardă pasiunea și motivația pentru ceea ce fac.
Provocarea 5 pentru lideri: Digitalizarea
Mutarea în mediul online și utilizarea de soluții digitale pentru schimbul informației în interiorul echipei sau cu clienții existenți sau potențiali, s-a întâmplat accelerat pentru foarte multe companii care nu erau deloc pregătite pentru acest pas.
Pandemia este un moment excelent pentru a digitaliza modul de lucru, pentru a crea un mai mare acces la informație și pentru creșterea vitezei de colaborare, folosind diverse platforme gratuite sau platforme care nu necesită o investiție mare.
Digitalizarea nu înseamnă pierderea conexiunii între oameni, înseamnă ușurarea muncii prin eliminarea hârtiei și a birocrației și probabil că pandemia a grăbit multe decizii în această direcție.
Provocarea 6: Investiția în oameni
Mecanismul obișnuit, în condiții de criză, este ca managementul de la vârful organizației să decidă cumva să oprească programele de training și dezvoltare. Numai că, deși este o reacție care pare foarte la îndemână, mai ales pe fondul unor schimbări de o asemenea anvergură precum criza Covid, învățarea este cea care trebuie să continue.
Afirm cu tărie asta deoarece oamenii au nevoie de sprijin emoțional, au nevoie să învețe obiceiuri noi de lucru, de colaborare și de comunicare, au nevoie să înțeleagă ce înseamnă managementul schimbării și reziliența și, în plus, lucrul în mediul virtual, pentru a putea fi acceptat și îmbrățișat cu deschidere, are nevoie să fie legat și de altceva decât de ședințe și de presiunea rezultatelor zilnice.
Mediul virtual poate permite echipelor să rămână în contact, să împărtășească și să învețe unii de la ceilalți atât despre conducerea oamenilor de la distanță cat și despre dezvoltarea personală și a capacităților de adaptare, de luarea deciziilor sau de gestionare a situațiilor dificile sau conflictuale.
Provocarea 7 pentru lideri: Comunicarea atentă
Trecerea la lucrul virtual a dus la un exces de comunicare. În plus, presa și în general social media alimentează acest exces de comunicare pe teme care sunt, de cele mai multe ori, cu tentă negativă și care generează îngrijorare.
Toate procesele de comunicare și de schimb de informație din firmă au nevoie să fie revizuite în acest moment. Modalitatea de conectare, modalitatea de verificare și validare a informațiilor și a deciziilor au nevoie de o altă cultură a comunicării.
Crearea unei rigori a intervalelor de comunicare și a tonalității folosite mai ales când comunicarea scrisă pe e-mail poate deveni excesivă este un subiect care ar trebui să se afle pe agenda de discuție a oricărei echipe. Există sentimentul că trebuie să fii disponibil la orice oră din zi și din noapte pentru că îți vin emailuri începând cu 5:00 dimineața și terminând cu 12:00 noaptea. Îți este greu să te deconectezi, îți este greu să le neglijezi și sfârșești într-o oboseală cruntă și sentimentul că totul este prea mult.
De aceea, disciplina de comunicare a liderului va face diferența în această perioadă și va seta ritmul care să permită menținerea unui echilibru personal și a sănătății mentale a fiecăruia dintre noi. Gândiți-vă de două ori dacă doriți să trimiteți un mail la 11:00 noaptea atunci când v-ați adus aminte de ceva mărunt, care ar trebui rezolvat până mâine la prânz.
Provocarea 8: Păstrarea direcției
Idealurile și aspirațiile contează. Viziunea pe termen mediu și lung în privința companiei, viziunea despre ce înseamnă echipa și modul de lucru, direcțiile strategice pe care vi le-ați asumat și în care ați investit, toate acestea trebuie păstrate și calibrate cu grijă, într-o perioadă plină de incertitudine și de ambiguitate.
În ccelași timp nu uitați că și oamenii cu care lucrați au idealuri și aspirații. Își doresc un scop și un sens în viață și, deși mulți au așteptarea că vor urma câțiva ani grei, în care este posibil chiar să-și piardă serviciul, trebuie să ținem cont și de felul în care munca îi servește pe oameni și nu doar îi face sclavii acesteia.
În condițiile în care, multe companii se zbat să supraviețuiască, poate fi o provocare reală pentru un lider să țină cont de dorințele și obiectivele fiecăruia dintre oamenii săi. Însă angajamentul și motivarea, grija față de firmă din partea angajaților nu apar dacă idealurile și aspirațiile lor sunt complet puse în umbră. Dimpotrivă, fac ca frustrările și lipsa de motivare să devină mai puternice decât orice fel de rațiune, de a da tot ce poți pentru a ieși împreună din situațiile dificile.
Leadershipul este despre oameni și despre dezvoltarea acestora, în așa fel încât să fie capabili să contribuie. Iar leadershipul pe bază de contribuție și nu de obiective este adevărata provocare a vremurilor pe care le traversăm.
Provocarea 9 pentru lideri: Să ai grijă de tine mai întâi
A avea grijă de tine însuți este vital în această perioadă. În afară de responsabilitatea obișnuită pe care o are un lider, se adaugă acum temerile legate de posibilitatea de îmbolnăvire a oamenilor, prelungirea stării de incertitudine și de pericol pe un termen pe care nu-l putem estima, propriile temeri și anxietăți, adaptarea personală la a lucra de la distanță și de a delega, creând autonomie reală celor din echipă și renunțând la o mare parte din control. Toate acestea ridică nivelul de stres căruia trebuie să îi facă față un lider.
Prima investiție pe care ar trebui s-o facem în această perioadă este consolidarea rezilienței personale. Înțelegerea presiunilor pe care le avem, înțelegerea propriilor noastre mentalități și convingeri în legătură cu rolul nostru și cu felul în care trebuie să lucrăm sau cum se conduce o companie sau echipă, menținerea unor discipline, legătura cu somnul, dieta sau mișcarea în așa fel încât să rămânem în formă.
Și acest aspect al îngrijirii personale ține de zona de model de rol pe care, cei din echipele noastre, o caută la noi.
Provocarea 10: Să privim înainte și nu înapoi
Vestea bună este că pandemia Covid va trece.
Vestea bună este că odată digitalizate procesele, nu se vor întoarce pe hârtie.
Vestea bună este că odată ce oamenii înțeleg cum să-și construiască noi rutine care să le permită să muncească, dar și să petreacă timp cu familiile lor, aceștia vor fi primii interesați să le păstreze și să aibă grijă de a menține un loc de muncă ce le permite acest echilibru.
Vestea bună este că odată ce liderii învață ușor, ușor să renunțe la metodele tradiționale de control, în locul acestor metode se va dezvolta încrederea și autonomia atât de mult visată.
Vestea bună este că omenirea a progresat de la criză la criză și că, noile generații vor veni în companie cu toate lecțiile acestei perioade deja învățate.
Vestea bună este că tehnologia ne ajută din ce în ce mai mult, cu condiția să o punem la treabă, în slujba omenirii și, să nu abuzăm de ea.